Jag sitter ofta med i ledningsgrupper där mötena är långa och engagerade men inget faktiskt händer efteråt.
Stämningen är god. Alla pratar. Alla har åsikter. Och ändå, veckan efter, är det samma frågor som ligger kvar på bordet.
Under mer än 20 år har jag arbetat nära ledningsgrupper i alla möjliga branscher, och jag ser samma mönster gång på gång. Det är sällan bristande engagemang som är problemet. Det är att gruppen aldrig riktigt lämnar diskussionsläget och går över i beslutsläge.
Här är fem tecken jag alltid håller utkik efter – och vad de faktiskt handlar om.
1. Samma fråga kommer tillbaka möte efter möte
Ni pratade om det förra månaden. Och månaden innan dess.
Ingen har sagt emot, ingen har blockerat något. Ändå ligger frågan kvar, oförändrad, på nästa agenda.
Det här är det tydligaste tecknet jag vet på att en ledningsgrupp diskuterar utan att besluta. Frågan känns bearbetad eftersom ni har pratat om den så många gånger. Men prat är inte detsamma som beslut.
2. Alla är överens – men ingen vet vem som gör vad
Mötet avslutas i god stämning. ”Bra diskussion, vi är nog överens.”
Sedan går alla tillbaka till sitt. Och efteråt visar det sig att fem personer har fem olika bilder av vad som faktiskt skulle hända.
Ett beslut som inte har en tydlig ägare, ett datum och en definition av vad som ska levereras är inget beslut. Det är en känsla av samförstånd, och den håller inte längre än till nästa vecka.
3. Diskussionen är intressant men aldrig obekväm
Bra ledningsgruppsmöten gör ibland ont. Om ingen någonsin blir lite obekväm, om ingen ifrågasätter en kollegas område, så är det ofta ett tecken på att gruppen undviker de svåra samtalen till förmån för de trevliga.
Jag ser det här särskilt i grupper som värdesätter god stämning högt. Man vill inte krocka. Så man håller sig till det som är säkert att säga, och de riktigt viktiga vägvalen skjuts hela tiden framåt.
Det handlar inte om att skapa konflikt för konfliktens skull. Det handlar om att en fungerande ledningsgrupp vågar bryta mot varandra när det behövs, för att sedan kunna enas om en riktning på riktigt.
4. Besluten fattas – men utanför mötet
Ibland märker jag att de verkliga besluten aldrig tas i ledningsgruppens rum. De tas i korridoren efteråt, i ett sidomöte mellan VD och en enskild chef, eller informellt över mejl dagen efter.
Själva mötet blir då bara en plats för information och allmänt tyckande, medan riktningen redan är satt någon annanstans. Det urholkar hela poängen med att ha en ledningsgrupp. Om besluten ändå fattas vid sidan om, varför lägger ni två timmar i veckan på att sitta tillsammans?
5. Ingen följer upp vad som faktiskt hände
Det femte tecknet är kanske det viktigaste, och det mest förbisedda: ingen går tillbaka och tittar på vad som blev av förra mötets beslut.
Utan uppföljning finns det heller ingen konsekvens av att inget hände. Det blir tillåtet att låta saker rinna ut i sanden, eftersom ingen frågar efter resultatet nästa gång.
En ledningsgrupp som systematiskt följer upp sina egna beslut skickar en helt annan signal än en som bara går vidare till nästa punkt på agendan.
Vad krävs för att bryta mönstret?
Det första jag gör när jag går in i en ledningsgrupp som fastnat i prat är att titta på strukturen, inte på personerna. Nästan alltid handlar det om process, inte om vilja.
- Varje punkt på agendan ska ha ett tydligt syfte: är det information, diskussion eller beslut?
- Beslut ska formuleras med ägare, datum och vad som konkret ska hända.
- Föregående mötes beslut ska alltid följas upp först, innan nya frågor tas upp.
- Ge plats för att gruppen får vara oense – det är ofta där det bästa beslutsunderlaget föds.
Det här är inte konstiga eller nya idéer. De flesta ledningsgrupper vet redan att de borde jobba så. Skillnaden mellan de grupper som faktiskt levererar och de som fastnar i prat handlar sällan om kunskap. Det handlar om att våga hålla i processen, möte efter möte, tills den blir en vana.
Jag har sett grupper vända det här på bara några månader, inte genom fler verktyg eller längre möten, utan genom att bli strängare med sig själva kring vad ett beslut faktiskt är. Läs gärna mer om hur jag jobbar med verksamhetsutveckling och hur en tydlig process och uppföljning kan förändra hur en ledningsgrupp arbetar.
Känner du igen din egen ledningsgrupp i något av det här? Ibland räcker det med ett utifrånperspektiv för att se var mönstret sitter. Jag erbjuder också coachning för ledningsgrupper som vill gå från diskussion till handling.
Vill du prata om er situation? Boka en kopp kaffe och en kostnadsfri rådgivning, så tittar vi tillsammans på var era möten tappar kraft. Boka tid här.
